محمدامین قبادی


▼مدیریت پروژه:
پس از مدت ها که به دنبال فرصتی می گشتم برای یک شروع مناسب از مباحث مرتبط با مدیریت پروژه، امروز آن زمان فرا رسیده که جای بسی خرسندی است. جهت ایجاد یک رویه و نظام بخشی به ارایه مطالب ، در قالب جلسات آموزشی به بیان آن ها پرداخته خواهد شد ، سعی بر آن است که بسیار ساده توضیح داده شود که برای کلیه دوستان علاقمند قابل استفاده باشد.
در ابتدا ضروریست اندکی به صورت گسترده در خصوص مدیریت و کنترل پروژه صحبت شود. از نظر اینجانب اسکلت کار مدیریت پروژه بر کنترل دقیق و موثر پروژه استوار است به این معنی که با وجود یک واحد کنترل پروژه قوی و کارا می توان پایش درست و دقیقی از روند اجرای پروژه داشت و در کوتاهترین زمان اقدام به تصمیم گیری و رفع مشکلات و موانع نمود، پس از آنجا که مدیر پروژه به عنوان مسئول در تصمیم گیری ها نیاز به داشتن این اطلاعات دارد این واحد مغز متفکر پروژه هاست. اولین سوال این است که سر تیتر وظایف واحد کنترل پروژه چیست؟ برای تدوین یک جواب کامل برای این سوال می توان قانون 5M را مرجع قرار داد؛ طبق این قانون یک پروژه بر 5 عامل استوار است، نیروی کار، مواد و مصالح مصرفی، ماشین آلات، پول و مدیریت. این قانون به نوعی تعریفی جامع از PMBOK است، این استاندارد که قطعا اصلی ترین مرجع در مدیریت پروژه می باشد شامل نه بخش است، حوزه های دانش مدیریت گستره پروژه، مدیریت زمان پروژه، مدیریت هزینه پروژه، مدیریت کیفیت پروژه، مدیریت منابع انسانی پروژه، مدیریت ارتباطات پروژه، مدیریت ریسک پروژه، مدیریت تدارکات پروژه و اولین اصل آن مدیریت یکپارچگی پروژه که نقطه تلاقی 8 اصل دیگر است و به این دلیل در آخر عنوان گردید. بر همین اساس وظایف واحد کنترل پروژه کاملا مشخص می گردد که پایش تمام این حوزه هاست. برای اینکه بتوان کلیه این حوزه ها را تحت کنترل قرار داد قطعا می بایست از ابزار به روز و جاری در دنیا استفاده نمود که اصلی ترین آن تفکر صحیح مسئول این بخش و توان آن در استفاده از نرم افزار هاست، چرا که تسلط به نرم افزار بدون داشتن دید درست از شرایط پروژه مسلما بی فایده است. در این مسیر تسلط به نرم افزارهای اکسل، مایکروسافت پروجکت و پریماورا ضروریست هر چند کافی نیست و تسلط بر اصول دفتر فنی و نرم افزاهای مربوطه مثل اتوکد بسیار بسیار سودمند می باشد. بنابراین توضیحات اینجانب تلفیقی از تئوری های روز و نحوه استفاده از نرم افزاها خواهد بود. از آنجا که نرم افزار اکسل ابزار غیر قابل چشم پوشی این واحد است ابتدا به نحوه استفاده از آن در این مسیر پرداخته می شود.

چگونه از اکسل برای کنترل پروژه استفاده کنیم؟
برای داشتن یک برنامه مفید و قابل اتکا ابتدا باید اطلاعات اولیه پروژه را استخراج نمود. اصلی ترین بخش این اطلاعات شامل متره دقیق از کل پروژه و ارزش گذاری روی آن است که از این پس این اطلاعات را سنجه کنترلی می نامیم. به زبان بسیار ساده اطلاعات واقعی مربوط به انجام پروژه در کنار سنجه کنترلی قرار گرفته و با مقایسه آن ها میزان انحراف آن محاسبه می گردد.



همانگونه که ملاحضه می گردد ستون اول سنجه کنترلی و ستون دوم مقدار کار انجام شده می باشد که در ادامه به نحوه جمع آوری اطلاعات مربوط به آن پراخته خواهد شد. همانطور که قبلا نیز گفته شد سنجه کنترلی از مترۀ دقیق نقشه های پروژه بدست می آید، اما برای جمع آوری مقادیر انجام شدۀ واقعی لازم است بر اساس ساختار و نوع پروژه فرمت گزارشات روزانه تهیه شود که توسط واحد های اجرایی مختلف تکمیل و تحویل می گردد. در نتیجه میزان پیشرفت پروژه در انتهای هر روز قابل محاسبه و بررسی است.

گزارشات، انواع گزارش گیری و روش تهیه آن
برای تدوین فرمت پروژه اولین قدم این است که از خود بپرسیم هدف از تهیۀ این گزارش چیست؟ پروژه ها در یک دید بسیار باز به سه دسته تقسیم می شوند، پروژه های عمرانی، پروژه های ساخت و پروژه های نصب، می توان بخش مهندسی ، اجرا و تدارکات را در هر سه نوع پروژه دید، به جز بخش مهندسی و طراحی که در پروژه های نصب وجود نداشته و در ساخت دیده می شود. هر یک از این پروژه ها دارای قسمت های مختلف اجرایی هستند و در هر کدام نیروی انسانی و ماشین آلات مخصوص به خود مورد استفاده قرار می گیرد، به عبارت بهتر منابع مختص خود را دارند که می بایست زیر ذره بین قرار گیرد. از طرفی گزارشات در یک تقسیم بندی استاندارد به صورت گزارشات روزانه، هفتگی، ماهانه، چند ماهانه و سالانه تفکیک می شوند که از اطلاعات جزئی به کلی رسیده و در سطوح مختلف ارائه می گردد. پس اولین قدم تدوین گزارش روزانه ای است که کلیه اتفاقات و آمار مربوط به یک روز را از قبیل دپارتمان مورد نظر، حجم کار انجام شده، وضعیت ماشین آلات و نیروی انسانی، وضعیت جوی و مشکلات ایجاد شده را در بر گیرد. طبیعی است که با جمع آوری گزارش هفت روز، گزارش هفتگی ، سی روز گزارش ماهانه، چند ماه گزارش چند ماهانه و 12 ماه گزارش سالانه تولید شده که اطلاعات بسیار مهمی را به مدیر پروژه ارائه خواهد داد. یک شعار بسیار معروف وجود دارد "ارزیابی کنید تا پیشرفت کنید".
استخراج اطلاعات روزانه توسط گزارشات روزانه و و درج آن در جدول بالا و مقایسه با سنجه کنترلی مقدار درصد پیشرفت را به ما نشان خواهد داد که اساس کار این واحد است.

منابع پروژه
 بحث و مطالعه در مورد منابع یک پروژه از آن نظر اهمیت دارد که کمیت و کیفیت آن به صورت مستقیم بر روند و کیفیت اجرای پروژه اثر گذار است. منابع یک پروژه شامل نیروی انسانی، ابزار و ماشین آلات است که با توجه به دید فنی مسئولین و قابلیت دستگاه سهم استفده هر بخش از پروژه از منابع مختلف مشخص می گردد. به عنوان مثال اگر برای نصب یک سازه فلزی در یک روز  نیاز به 1 نفر کارگز ماهر ، 3 نفر کارگر ساده و 2 دستگاه جرثقیل باشد منابع به این شکل خواهد بود؛ کارگر ساده 3 نفر-روز ، کارگر ماهر 1 نفر-روز و جرثقیل 2 دستگاه-روز. وظیفه واحد کنترل پروژه جهت تدوین گزارش روزانه خود درج ساعت کارکرد، بیکاری و خرابی (برای ماشین آلات) منابع و حجم کار انجام شده توسط آن هاست که نتیجتا راندمان آن ها مشخص می گردد. در آینده که در مورد زمانبندی پروژه ها توضیح داده خواهد شد در رابطه با نحوه محاسبه مدت زمان لازم جهت انجام یک کار توسط یک منبع توضیح داده خواهد شد لذا توضیحات تکمیلی در آن قسمت ارائه می گردد. نکته قابل توجه در این بخش این است که عمدتا مشکلات مربوط به یک پروژه به منابع آن مربوط می شود لذا پیشنهاد می گردد برای هر نوع از مشکلات کدی در نظر گرفته شده و تعداد آن ها شمرده شود، با این روش به راحتی می توان آسیب های پروژه را بررسی نمود تا برای آن ها راهکار طراحی گردد که در حوزه مدیریت ریسک بسیار مفید خواهد بود.
در جدول بالا دیده می شود که بیشترین آسیب وارده به پروژه ناشی از کمبود مواد اولیه است که مسلما مدیر پروژه با دیدن چنین گزارشی اولین اولویت کاری خود را در می یابد.


اکنون وقت آن رسیده با یک نمونه گزارش آشنا شویم:
           

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
در ادامه به موضوع زمانبندی پرداخته خواهد شد.